Ao estabelecer a sede de uma empresa, surge uma decisão crucial: optar pelo endereço fiscal ou pela sede virtual.
O primeiro é um local físico, onde a empresa está registrada e pode receber correspondências, notificações e inspeções fiscais, se necessário. É o endereço oficial da sua empresa para fins legais e fiscais e é usado para registro na Receita Federal , prefeitura e outros órgãos governamentais. Ter um endereço fiscal pode ser importante para estabelecer sua presença legal no local onde sua empresa opera.
Todas as empresas, independente do seu tamanho ou faturamento, precisam de ter um endereço fiscal- inclusive o MEI. A definição desse endereço é uma exigência para abertura do CNPJ e sem ele uma empresa não poderá ser constituída. É importante deixarmos claro que o endereço fiscal do negócio pode ser o endereço residencial dos sócios. Neste caso, um dos sócios (ou sócio, no caso da empresa individual) receberá as correspondências da empresa na sua casa. Esta prática não é aconselhável já que o mais indicado é ter um endereço fiscal que corresponda às atividades da sua empresa e nós vamos mostrar o porquê.
Segurança pessoal
Assim como alguns outros dados da sua empresa, como Razão Social e CNPJ, o endereço fiscal de negócio é uma informação pública. Por isso, fica disponível em diversos sites na internet, inclusive nos oficiais. Se você cadastrar seu endereço residencial como endereço fiscal da empresa, expõe esse dado para muita gente, o que não pode ser seguro.
Credibilidade
Clientes e fornecedores sentem mais confiança na hora de fazer negócios com uma empresa registrada em um endereço que corresponde às suas atividades, tenha uma estrutura própria para a realização das atividades e seja compatível com o público-alvo e com o negócio que a realiza.
Como funciona a sede virtual
Já na sede virtual, as empresas podem usar o endereço para correspondência e para fins de marketing, mas não necessariamente operam fisicamente no local. Oferece um endereço comercial, muitas vezes em um prédio de escritórios ou centro de negócios, sem a necessidade de um espaço físico real. É uma opção econômica para empresas que desejam ter uma presença profissional sem os custos associados a um escritório físico.
Este serviço é perfeito para empresas virtuais que possuem funcionários que trabalham remotamente e profissionais autônomos que trabalham em casa. Normalmente, quem oferece esse serviço são empresas de coworking ou então escritórios compartilhados, já que eles possuem a estrutura necessária para obter a permissão legal necessária para que outra empresa possa abrir ali o seu CNPJ, além de poder proporcionar outras vantagens aos empreendedores.
Dependendo da atividade prestada pela empresa contratada, você ainda conta com diversos outros benefícios – como a possibilidade de acessar sala executiva, sala para reuniões e vídeo conferências, além de possuir o atendimento de uma secretária virtual.
A escolha da sede virtual
A sede virtual é uma excelente forma de você abrir uma empresa em um estado ou município mesmo que você não more lá. Esse é um recurso muito usado por empreendedores que possuem diferentes estratégias e projeções de crescimento e que é proporcionado pela praticidade da sede virtual.
No entanto, possuir uma sede virtual não é uma boa escolha para todas as empresas e em alguns casos essa solução não pode nem mesmo ser considerada uma opção. Os escritórios virtuais não podem ser registrados para empresas comerciais e industriais, apenas de serviços. A mesma regra se aplica àquelas que necessitam de licenças diferenciadas para atuar no mercado, como a sanitária, ambiental, de regime de produtos químicos ou ainda de produtos de origem animal.
Por isso, é essencial você conferir quais são os regulamentos e as restrições para esse tipo de serviço para sua empresa, dependendo da forma com que ela atua, produtos e até mesmo as necessidades dela.
Consultar profissionais que conheçam sobre as obrigações governamentais da abertura de uma empresa é essencial nesse processo. E isso a conhece muito bem.
Como abrir uma empresa com sede virtual
Para abrir uma empresa com sede virtual é fundamental que você conte com o apoio de profissionais qualificados que irão lhe passar as melhores orientações para que feche um negócio que seja seguro e vantajoso para você.
O primeiro passo é escolher a atividade que sua empresa vai exercer. Com isso definido, a etapa seguinte é escolher o tipo de empresa: microempresa(ME), empresa de pequeno porte, etc. Cada modelo tem suas vantagens e desvantagens, assim como restrições e esta é uma das etapas mais importantes a serem avaliadas na abertura de uma empresa. Portanto, tome essa decisão com bastante cuidado, avaliando todas as informações.
A partir da escolha do modelo, entram outras questões como a escolha dos nomes da empresa, a definição do capital social, em sua abertura como a definição de sociedade. Com todas essas decisões, é hora de você fazer a cópia dos documentos solicitados para realizar a abertura da sua empresa e fazer o registro da sua empresa nos órgãos públicos.
Esta última etapa também é extremamente importante e a presença de uma empresa de contabilidade acaba sendo imprescindível, exceto para o MEI que pode realizar o registro mediante a internet.
Porém, para os outros tipos de empresa existem diversos registros que se tornam necessários e devem ser feitos diretamente nos órgãos como: Junta Comercial, Receita Federal, Estado, Prefeitura, INSS e Caixa Econômica. Além disso, para a atuação de atividades que exigem a aprovação de conselho de classe, é obrigatório que o profissional busque pela aprovação desse registro para abrir a sua empresa na área.
Próximo passo: abertura da empresa.
São tantos os processos que envolvem essa abertura de CNPJ que é necessário um conhecimento técnico aprofundado para conseguir fazer tudo isso de forma descomplicada.
Na Registra On, você abre a sua empresa, gratuitamente, e se mantém em dia com todas as obrigações governamentais devidas, assim como o cálculo dos pagamentos de todas as suas guias tributárias e pró-labores.
O custo da locação de uma sede virtual
O valor varia de acordo com a região e quantidade de serviços oferecido. Por isso, vale a pena avaliar bem quais são as suas possibilidades e se as vantagens oferecidas por cada serviço podem realmente te ajudar.
A escolha entre um endereço fiscal e uma sede virtual depende das necessidades específicas da sua empresa, do seu orçamento e das regulamentações locais.
Fale com a Registra On Contabilidade Digital e conte com informações precisas sobre o melhor formato para a abertura da sua empresa.
